W 2021 roku najwięcej specjalistów IT, bo aż 72 proc., zatrudniały firmy, które outsourcują usługi informatyczne innym podmiotom (wg raportu Bulldogjob). Ta statystyka wynika wprost z faktu, że outsourcing jest rozwiązaniem opłacalnym – dzięki niemu organizacje redukują koszty i poprawiają jakość usług. Ze względu na niedobory talentów IT, które zgłasza ponad połowa firm (wg McKinsey Global Survey 2020), ta sytuacja prawdopodobnie będzie się pogłębiać. Jaki model outsourcingu IT jest najkorzystniejszy?
- Wielkość globalnego rynku outsourcingu IT była wyceniona na 556,67 mld dolarów w 2020 roku. To stanowi 77,75 proc. całego rynku outsourcingu (GrandViewResearch).
- 90 proc. największych spółek z grupy G2000 zlecało podwykonawcom usługi IT w ciągu ostatnich 5 lat (Statista).
- Outsourcing IT nie dotyczy już tylko dużych firm. 37 proc. małych przedsiębiorstw zleca na zewnątrz co najmniej jeden proces biznesowy (Clutch).
Z powyższych danych jasno wynika, że firmy bez względu na swoją wielkość czy branżę nie kwestionują już samej idei outsourcingu IT. Aktualnie pytanie brzmi: jaki model współpracy z zewnętrzną firmą IT warto wybrać?
Popularna opcja niekoniecznie najlepsza
Jeden z najbardziej rozpowszechnionych modeli outsourcingu polega na stworzeniu przez dostawcę usług IT zespołu specjalistów, posiadających kompetencje i doświadczenie ściśle odpowiadające potrzebom klienta.
W ramach tego modelu, określanego często jako Team Leasing, dostawca IT rekrutuje konsultantów, z których buduje zespół o kompetencjach zgodnych ze specyfikacjami i potrzebami klienta. Jakie są wady takiego rozwiązania? Odpowiedzialność za realizację usług, zarządzanie budżetem i ryzyko zostaje po stronie klienta, który sam koordynuje projekt, mając dostęp do poszczególnych konsultantów. Są to zajęcia wymagające od klienta dodatkowego zaangażowania i potrzebnego na te aktywności czasu.
Mniejsze ryzyko dla firm – więcej korzyści z outsourcingu
Skuteczną odpowiedzią na tego rodzaju wyzwania może okazać się współpraca w oparciu o model Managed Delivery. W jego ramach dostawca usług IT tworzy dla klienta kompletny zespół konsultantów przypisanych konkretnemu projektowi lub produktowi. W tym modelu praca zespołu koordynowana jest nie przez klienta, ale przez tzw. IT Delivery Managera, ponieważ to dostawca usług IT odpowiada za całość dostarczonego rozwiązania.
W jakich firmach sprawdzi się model Managed Delivery i jakie są jego największe zalety?
– Outsourcing w modelu Managed Delivery jest najskuteczniejszy w dużych organizacjach, działających w oparciu o ustandaryzowane procesy. Pozwala on zapewnić łatwo mierzalne wyniki pracy, zgodne ze wspólnie uzgodnionymi wskaźnikami i porównywalne z efektami działań innych zespołów – mówi Włodzimierz Jakubczak, Head of Managed Delivery w 7N, globalnej firmie zajmującej się konsultingiem i kontraktingiem IT.
– Managed Delivery stworzono z myślą o współpracach długoterminowych, polegających na realizacji projektu od podstaw i późniejszym rozwoju danego produktu lub usługi. Jeśli za działania IT odpowiada przez długi czas jeden zespół, wówczas doskonale zna on projekt, utrzymuje bliski kontakt z klientem i lepiej rozumie jego oczekiwania oraz cele biznesowe. Taki team jest też spójną całością, gwarantującą ciągłość pracy – nawet, jeśli ktoś z niego odejdzie, reszta konsultantów może tę osobę łatwo zastąpić i wdrożyć w jej obowiązki nowego człowieka – dodaje ekspert 7N.
To, że członkowie zespołu w modelu Managed Delivery ściśle współpracują ze sobą pod opieką IT Delivery Managera, gwarantuje większą stabilność projektu. Znając potrzeby klienta, konsultanci mogą sprawnie proponować zgodne z nimi narzędzia i sposoby działania, a także nieustannie doskonalić rozwijany produkt lub usługę. Wielką zaletą współpracy na zasadach Managed Delivery jest również to, że dostawca usługi ponosi odpowiedzialność za przygotowanie i aktualizację dokumentacji oraz przekazanie klientowi niezbędnej wiedzy.
W ramach modelu Managed Delivery dostawca, przejmując realizację rozwiązania IT, wspiera działalność biznesową klienta, który nie musi na bieżąco kontrolować pracy zespołu konsultantów i może w większym stopniu poświęcić się realizacji strategicznie ważnych dla niego inicjatyw oraz projektów. Szczegółowe informacje klient uzyskuje dzięki cyklicznym raportom i zawartym w nich, ustalonym wcześniej wskaźnikom jakościowym. Delivery Manager odpowiada za wyznaczanie działań i komunikację między zespołem specjalistów a klientem. To on pracuje ze swoim teamem na co dzień, troszczy się o realizację wyników i rozwiązuje problemy personalne wewnątrz zespołu.
Managed Delivery może być również odpowiedzią na problemy niedoboru specjalistów i wysokich stawek za usługi IT, z którymi zmaga się wiele organizacji. Oczekują one kompleksowych, przemyślanych i konkurencyjnych cenowo rozwiązań outsourcingu, a Managed Delivery może, szczególnie przy długofalowych projektach, spełnić te warunki.