“Czy są jakieś pytania z sali?” – jeszcze dekadę temu takie przejście do ostatniej fazy panelu eksperckiego uchodziło za zgrabne. Dzisiaj uczestnicy imprez kulturalnych i biznesowych oczekują bardziej dynamicznej komunikacji. Część organizatorów buduje nowe aplikacje jako wirtualny parasol nad wydarzeniem, inni odkrywają, co potrafi stary sprawdzony SMS.
Już co piąta wiadomość SMS w Polsce pochodzi nie z telefonu, a z systemu automatyzującego wysyłki – od sklepu, urzędu czy przychodni. Często jednak jest to komunikacja jednostronna. Zazwyczaj na SMS-y od firm czy organizacji nie da się nawet odpisać.
Choć SMS jest narzędziem wymiany informacji, to w komunikacji marek z klientami taka sytuacja jest wciąż dość rzadka. Zmiana postrzegania biznesowych wiadomości tekstowych pozwala uwolnić kreatywność i wykorzystać unikalne zalety SMS-ów. Tak się dzieje obecnie w branży eventowej, czego przykładem może być 12. edycja konferencji Moto Idea z września 2022 r., którą komunikacyjnie wspierała SMSAPI.
– Impreza zgromadziła wielu dyrektorów i menedżerów dużych firm motoryzacyjnych, a spora część z nich ma zablokowaną możliwość instalowania w swoich telefonach nowych programów. Apki niewiadomego pochodzenia mogą mieć dziury w zabezpieczeniach – zauważa Michał Kuliś z SMSAPI. – Tymczasem SMS-y od dobrych dwóch dekad działają na każdym telefonie. To tak minimalistyczna technologia, że nie ma możliwości, by stała się nośnikiem wirusa czy innej podatności, są więc bezpieczne zarówno dla CEO spółki giełdowej, jak i każdego innego uczestnika imprezy – dodaje ekspert.
– W ubiegłym roku w naszym wydarzeniu uczestniczyło 250 osób z wyższego szczebla zarządzania. Grupa dość hermetyczna, w dodatku w większości po trzydziestym roku życia. Nie wyobrażam sobie tłumaczenia i namawiania do instalacji kolejnej apki. Ludzie, nawet chętnie uczęszczający na wydarzenia branżowe, mają zwyczajnie dosyć nowych aplikacji instalowanych na potrzeby tych kilku godzin. Czuć przesyt, bo każda konferencja to nowy system, nowy interfejs, nowe uprawnienia do przyznania. Potrzebowaliśmy rozwiązania, które działałoby samodzielnie, w oparciu o znane standardy – ocenia Robert Majer z Exact Systems (organizator Moto Idea).
Mobilna interakcja przyszłością branży eventowej?
Po dwóch niezwykle trudnych latach dla targów i konferencji w 2022 r. nastąpiło wyraźne odbicie, choć branża eventowa nie wróciła jeszcze do formy sprzed pandemii. Sporo osób pracujących przy obsłudze wydarzeń zmieniło pracę, a ten deficyt przełożył się na wzrost kosztów imprez, podbijany przez wysoką inflację. W efekcie te wydarzenia, które wróciły do kalendarza, są często droższe niż przed trzema laty, co nie zachęca gości do udziału.
Uczestnicy spotkań to osoby spragnione kontaktu na żywo, którego nie mogły zastąpić wydarzenia online. Ta zastępcza formuła pokazała jednak, jak pomocne jest dodanie do spotkania interaktywnych elementów jak chociażby możliwości zadawania pytań na czacie.
Powracające na stałe do kalendarza eventy starają się wzbogacić o ten element. Jednym sposobem na to jest uruchomienie specjalnej aplikacji zastępującej stronę internetową wydarzenia i dodatkowo ułatwiającej komunikację jego uczestników. Stworzenie jej lub dostosowanie do potrzeb konkretnego wydarzenia jest jednak kosztowne. Ponadto niełatwo skłonić gości, aby korzystali z aplikacji, szczególnie jeśli po drodze pojawiają się bariery systemowe podyktowane względami bezpieczeństwa. Dlatego Exact System, organizator konferencji Moto Idea, postawił na prostsze i skuteczniejsze SMS-y.
Jak SMS-y wsparły konferencję Moto Idea?
Uczestnicy ubiegłorocznej konferencji drogą SMS-ową otrzymywali przede wszystkim informacje praktyczne: wskazówki dotyczące dojazdu na miejsce, ważne daty i godziny czy aktualności organizacyjne.
Wymienione wyżej zastosowania masowych SMS-ów znane były już dawniej, np. organizator konferencji InfoShare informuje SMS-ami o zbliżających się spotkaniach networkingowych. Innowacją było zastosowanie tej technologii SMS do interakcji uczestników z prelegentami w czasie rzeczywistym – uczynienie z niej ważnego elementu kilku prezentacji. Na specjalny numer SMS widzowie mogli przesyłać pytania do wystąpień czy też głosować w ankietach.
Komunikacja wspierająca konferencję Moto Idea oparta była na połączeniu systemu SMS z SharePoint za sprawą Power Automate. Łatwość, z jaką udało się spiąć te narzędzia, okazała się dodatkowym atutem. Numery odbiorcze dostępne w SMSAPI nie były numerami Premium. Klient końcowy nie ponosił żadnych dodatkowych opłat wynikających z wysyłki wiadomości. Koszt wysłania SMS-a był taki sam jak na zwykły numer telefonu.
– Uczestnicy dostali łącznie ponad dwa tysiące wiadomości i wysłali 127 pytań do panelistów. Wynika z tego, że około połowa gości konferencji nawiązała interakcję z organizatorami przez SMS. Trudno byłoby osiągnąć taki wynik przy użyciu analogowych narzędzi, zaś uruchomienie aplikacji wiązałoby się dla organizatora z długim i kosztownym procesem jej wdrażania. W przypadku SMS-ów wystarczyło poprosić uczestników o numer telefonu i zgodę na przesyłanie wiadomości, co odbyło się już na etapie rejestracji na wydarzenie. – mówi Michał Kuliś z SMSAPI.
Pozyskiwanie kontaktu SMS-owego do uczestników przez organizatora imprezy może być też bardzo pomocne do zagospodarowania okresu ciszy pomiędzy kolejnymi odsłonami wydarzenia. Komunikację mobilną można wykorzystać m.in. do zebrania opinii o konferencji, zaoferowania promocyjnych biletów na kolejną edycję (jak robi to TEDx Katowice) czy też zaangażowania do uczestnictwa w innych powiązanych projektach. Odpowiednio prowadzona komunikacja SMS może stać się narzędziem lojalizowania klientów i budowania długotrwałych relacji.