Kwalifikowany podpis elektroniczny nie tylko przyspiesza obieg dokumentów w firmie i redukuje zużycie papieru. Przede wszystkim jest optymalnym rozwiązaniem na wyzwania współczesności – w pełni pozwala korzystać z mobilności i pracy zdalnej. O ile pandemia wymusiła konieczność pracy zdalnej, o tyle dziś wielu pracodawców godzi się na utrzymanie tego trybu pracy. Czy jednak konferencje wideo, odpowiedzialni pracownicy i bezpieczny przesył danych to wszystko czego potrzeba, aby praca mogła na stałe i w pełni
przenieść się do domu?
W takiej zmianie pomóc może podpis kwalifikowany. To rozwiązanie idealnie odpowiada wymaganiom dzisiejszej pracy zdalnej. Dopiero posiadając własny podpis kwalifikowany, manager bez przeszkód wykona swoje obowiązki z dowolnego miejsca. Zgodnie z unijnym rozporządzeniem eIDAS, kwalifikowany e-podpis ma identyczną moc prawną, co podpis własnoręczny w elektronicznym obrocie dokumentów, i to na terenie całej Unii Europejskiej. Złożony za pomocą certyfikatu kwalifikowanego umożliwia jednoznaczną identyfikację osoby fizycznej.
– W przypadku tej usługi bezpieczeństwo jest priorytetem, dlatego podpis jest wydawany dla osoby fizycznej na bezpiecznym urządzeniu kryptograficznym, składającym się z czytnika i karty. Usługa zgodna jest z wymogami europejskiego rozporządzenia eIDAS i polskiej ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej – mówi Łukasz Konikiewcz, CEO EuroCert, polskiej firmy oferującej kwalifikowane usługi zaufania. – Aby uzyskać podpis dla pracownika zdalnego wystarczy kupić usługę i umówić się z nami na osobistą weryfikację tożsamości. Nadawca i odbiorca mają pewność, że podpisane dokumenty pociągają za sobą skutki prawne.
Korzyści z wdrożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Światowy rynek podpisów elektronicznych rośnie w dwucyfrowym tempie i w ciągu najbliższych sześciu lat osiągnie wartość blisko 8 miliardów dolarów – wynika z analizy Fortune Business Insights.
Nowoczesne organizacje wprowadzają politykę paperless, której celem jest nie tylko ograniczenie zużycia papieru, ale przede wszystkim digitalizacja i elektroniczny obieg dokumentów. Cyfrowe archiwum dokumentów i wdrożenie elektronicznych podpisów usprawniają pracę: umożliwiają wyszukiwanie potrzebnych danych, pozwalają na monitoring statusu dokumentów i szybką obsługę klientów zewnętrznych i wewnętrznych. Oprócz użycia podpisu elektronicznego w kontaktach z urzędami może być wykorzystany do celów komercyjnych, ponieważ skraca czas zawierania umów cywilno-prawnych do kilku minut.
– Korzystając z nowoczesnych rozwiązań, takich jak platforma SIGNIUS Profesional, po jednorazowej weryfikacji tożsamości złożenie podpisu kwalifikowanego na wielu dokumentach jednocześnie może trwać tylko minutę. Możliwe jest opatrzenie dokumentów podpisem kwalifikowanym przez wiele osób oraz ustalenie kolejności podpisywania – mówi Jack Piekarski, CEO i twórca SIGNIUS S.A., platformy umożliwiającej zdalne podpisywanie dokumentów.
Korzystanie z platformy dającej dostęp do podpisu kwalifikowanego daje wymierne korzyści. W dziale kadr możliwości podpisania wielu dokumentów naraz usprawni realizowanie wniosków urlopowych czy wprowadzanie w życie umów o pracę. W działach administracji można w ten sposób zautomatyzować rozliczanie rachunków. Wszystko odbywa się w trakcie jednego krótkiego procesu online, co znacznie skraca czas obsługi “papierologii”. W przypadku dokumentacji związanej z administracją budowlaną podpis kwalifikowany ułatwia obieg dokumentów szczególnie w przypadku, gdy są one podpisywane przez więcej niż jednego inwestora, klienta i kierownika budowy.
– Dziś korzystanie z kwalifikowanego podpisu jest kluczowym elementem prowadzenia wielu biznesów, tak jak bankowość mobilna czy konferencje wideo. Niskie koszty wdrożenia usługi, możliwość błyskawicznego uruchomienia i konkurencyjne ceny pakietów podpisów oznaczają możliwość natychmiastowego i bezproblemowego korzystania – mówi CEO SIGNIUS S.A.