Niebawem minie rok odkąd wielu Polaków pracuje zdalnie. To dobry moment, by sobie przypomnieć (lub wreszcie poznać) podstawowe zasady bezpieczeństwa wideokonferencji. I właśnie po to, aby nic Was w trakcie wideokonferencji nie zaskoczyło – postanowiliśmy przypomnieć te zasady. Zaczynamy od dobrych rad dla uczestników wideokonferencji. Co zrobić przed połączeniem, jak się przygotować?
– Na rynku jest wiele programów, które dają możliwość nie tylko zdalnej pracy i nauki, ale także komunikacji z innymi osobami – współpracownikami, przyjaciółmi, czy bliskimi. To spora wygoda i ułatwienie. Nieważne w jakim celu ich używamy – zawsze powinniśmy pamiętać o podstawowych zasadach bezpieczeństwa. To nic trudnego, ani czasochłonnego, a może pomóc w wielu nieprzewidzianych sytuacjach – mówi minister Marek Zagórski, pełnomocnik rządu ds. cyberbezpieczeństwa.
Bezpieczny uczestnik
Zaczynamy od dobrych rad dla uczestników wideokonferencji. Co zrobić przed połączeniem, jak się przygotować?
Oto, o czym warto wtedy pamiętać:
- Zaktualizuj aplikację. Zadbaj o to, aby mieć pewność, że korzystasz z najnowszej wersji oprogramowania do wideokonferencji. To kluczowe dla bezpieczeństwa połączenia. Najlepiej włączyć opcję automatycznych aktualizacji. Tylko wtedy będziemy mieli pewność, że odpowiednia aktualizacja zostanie zainstalowana tuż po jej opublikowaniu.
- Odpowiednia konfiguracja ustawień audio/wideo. W ustawieniach włącz opcję, która wycisza mikrofon i wyłącza kamerę za każdym razem, kiedy dołączasz do spotkania. Dla większego bezpieczeństwa – rozważ zasłonięcie obiektywu kamery internetowej, kiedy jej nie używasz.
- Nie dziel się zaproszeniem. Czy dzielisz się swoim osobistym biletem wstępu na spotkanie „na żywo”? Na pewno tego nie robisz, więc nie dziel się też zaproszeniem na wideospotkanie. Pomyśl o bezpieczeństwie. Jeśli nawet znany Ci współpracownik potrzebuje tego linku, najprościej i najbezpieczniej poprosić organizatora o indywidualne zaproszenie.
- Nie nagrywaj bez pozwolenia/ostrzeżenia. Pomyśl, czy Tobie by odpowiadało, gdyby ktoś bez zapowiedzi robił zrzuty Twojej prezentacji lub nagrywał Twoje wystąpienie. Jeśli chcesz to robić – zapytaj innych uczestników spotkania, czy nie mają nic przeciwko. Jeśli zrobione zrzuty ekranu lub nagrania chcesz opublikować lub przesłać dalej, zwróć uwagę czy przez przypadek nie udostępniasz wrażliwych informacji lub danych.
- Sprawdź, co jest za Tobą. Niby błaha sprawa, a jednak bardzo ważna. Jeśli masz zamiar korzystać z kamery, skontroluj swoje otoczenia. Sprawdź, czy w zasięgu kamery nie znajdują się żadne osobiste i „wrażliwe” przedmioty, których nie chcesz pokazywać podczas połączenia. Niektóre programy do obsługi wideokonferencji pozwalają na rozmycie lub ustawienie wirtualnego tła. Dzięki temu inni uczestnicy spotkania nie widzą tego, co znajduje się z tyłu.
Bezpieczny organizator
Jeśli nie tylko jesteś uczestnikiem wideokonferencji, ale zamierzasz ją także zorganizować – dla Ciebie też mamy kilka wskazówek.
O tym nie możesz zapomnieć:
- Wymagaj hasła. Ustaw hasło dostępowe do spotkania. Dzięki niemu tylko osoby, które je dostaną będą mogły dołączyć do spotkania. To ważne z uwagi na bezpieczeństwo, prywatność oraz kontrolę dostępu do wideokonferencji.
- Sprawdź, kogo zapraszasz. Zweryfikuj listę zaproszonych na wideokonferencję. Upewnij się, że są na niej tylko osoby, które znasz, którym ufasz i które – Twoim zdaniem – powinny mieć dostęp do informacji przekazywanych w trakcie spotkania. Niestety, czasem też trzeba być stanowczym. Jeśli ktoś łamie zasady spotkania – usuń taką osobę z wideokonferencji. Zadbaj o komfort uczestników rozmowy – niektóre programy do obsługi wideokonferencji umożliwiają zablokowanie spotkania po jego rozpoczęciu, tak aby nikt więcej – bez zgody – nie mógł do niego dołączyć. Dostępne są również rozwiązania polegające na wstępnym umieszczaniu uczestników w wirtualnej poczekalni – po to, by zweryfikować ich tożsamość.
- Poinformuj o nagrywaniu. Jeśli zamierzasz nagrywać spotkanie (i masz na to pozwolenia) – nie zapomnij poinformować o tym wszystkich uczestników wideokonferencji.
- Udostępnianie ekranu. Jeśli chcesz udostępniać ekran komputera, zamknij wszystkie inne aplikacje i ukryj poufne pliki z pulpitu. Wyłącza wszelkie powiadomienia z innych aplikacji. Dzięki temu unikniesz przypadkowego upublicznienia poufnych lub wstydliwych informacji. Zastanów się, czy zamiast udostępniania całego ekranu komputera – nie warto udostępniać tylko tę aplikację, którą chcesz pokazać.