Ponad 4 tys. podmiotów korzysta z systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD RP), a ponad 3,3 tys. chce zacząć go używać. NASK udostępnia go nieodpłatnie i oferuje pełne wsparcie podczas wdrażania. Prócz EZD RP, instytut udostępnia także EZD PUW. Z obu systemów korzysta łącznie już ponad 9 tys. podmiotów, w tym te o kluczowym znaczeniu dla funkcjonowania państwa.
Nie ma dziś usługi, która nie opierałaby się o cyfryzację. Administracja publiczna musi być gotowa na te wyzwania, a NASK umożliwia odpowiedź na nie – udostępniając nieodpłatnie system do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Mówił o tym podczas dwudniowej konferencji poświęconej EZD RP i EZD PUW wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski.
– To ważny, cywilizacyjny projekt – podkreślał. – Zespół NASK wykonał ogromną pracę, którą na co dzień nie zawsze widać. Dziękuję wam za ten wielki projekt.
Jak dodał, wyzwania, przed którymi stoi administracja, są coraz większe.
– Sprawy, którymi się zajmujemy, stają się bardziej złożone niż jeszcze dziesięć czy piętnaście lat temu. Dlatego tak ważny jest państwa głos – zwracał się do uczestników konferencji Dariusz Standerski. – System powinien odpowiadać na rzeczywiste potrzeby użytkowników, bo ostatecznie chodzi o to, aby pracowało nam się łatwiej i sprawniej, a obywatele mogli szybciej załatwiać swoje sprawy.
Skala cyfryzacji administracji
Dzięki EZD RP skraca się czas obsługi dokumentów w urzędach, a więc szybciej załatwimy ważne sprawy. Wdrożenie systemu oznacza też znacznie mniej papierowych dokumentów, mniej kserowania i skanowania, a co za tym idzie – brak konieczności kupowania kolejnych drogich sprzętów, jak drukarki czy kserokopiarki. Korzystanie z EZD RP eliminuje ryzyko popełnienia błędu przez urzędnika podczas wypełniania wiele razy kolejnych formularzy. Z kolei dla obywatela oznacza to koniec jeżdżenia od urzędu do urzędu z tym samym wnioskiem. Wszystko załatwiane jest elektronicznie.
EZD RP umożliwia elektroniczne prowadzenie spraw, zarządzanie dokumentacją, obsługę korespondencji i realizację procesów kancelaryjnych w instytucjach publicznych. System jest wdrażany zarówno w administracji rządowej, samorządowej, a także w innych podmiotach realizujących zadania publiczne. NASK zapewnia również wsparcie instytucjom korzystającym z EZD PUW – wdrażanego od 2011 r. systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Niebawem nastąpią jednak zmiany.
– W tej chwili pracujemy z Ministerstwem Cyfryzacji nad przejściem z systemu EZD PUW na EZD RP – zapowiedział Wojciech Szajnar, dyrektor Centrum Nowych Technologii dla Polityk Publicznych w NASK. – Nie będzie to jednak proces realizowany w najbliższym roku czy dwóch, lecz działanie rozłożone w czasie, wymagające odpowiedniego przygotowania i wsparcia użytkowników.
Wojciech Szajnar zaznaczał, że użytkownicy EZD RP i PUW mogą cały czas liczyć na wsparcie ze strony NASK. – Jednocześnie będziemy kontynuować rozwój EZD PUW oraz dialog z jego użytkownikami. Liczę na dalszą współpracę i wymianę doświadczeń, które pozwolą nam wspólnie doskonalić system. Jako NASK pozostajemy do Państwa dyspozycji i jesteśmy otwarci na uwagi oraz propozycje dotyczące jego funkcjonowania – zapewniał.
Instytucje korzystające z EZD
Systemy EZD wykorzystywane są przez instytucje o kluczowym znaczeniu dla funkcjonowania państwa.
Z EZD PUW korzystają m.in.: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Kancelaria Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Ministerstwo Finansów, Ministerstwo Obrony Narodowej oraz Ministerstwo Sprawiedliwości.
Wśród instytucji korzystających z EZD RP znajdują się m.in: Najwyższa Izba Kontroli, Kancelaria Sejmu, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu.
– Tak szerokie zastosowanie EZD RP w administracji publicznej to duży sukces NASK i niezbity dowód na to, że wiele instytucji chce korzystać systemu, który jest bezpieczny, bezpłatny i na każdym etapie wdrażania go można uzyskać wsparcie ekspertów instytutu – także w trakcie przechodzenia z EZD PUW na EZD RP – mówił dyrektor NASK, Radosław Nielek. – Tę potrzebę widzimy także w innych podmiotach, dlatego poszerzamy nasze działania o kolejne ministerstwa, jednostki samorządowe i inne instytucje, które mogą i chcą korzystać z EZD RP.
Samorządy mogą wdrażać EZD RP wraz z jednostkami organizacyjnymi
Jednym z najważniejszych kierunków upowszechniania EZD RP jest administracja samorządowa.
NASK umożliwia jednostkom samorządu terytorialnego przystąpienie do współpracy w tzw. modelu kaskadowym. Pozwala to objąć procesem wdrożeniowym nie tylko urząd miasta, gminy, powiatu czy urząd marszałkowski, ale również podległe i nadzorowane jednostki organizacyjne.
– W modelu kaskadowym samorząd pełni funkcję Podmiotu Wiodącego, który we współpracy z NASK przygotowuje zespół wdrożeniowy i koordynuje proces cyfryzacji jednostek podległych lub zależnych – wyjaśniała Magdalena Sawicka, dyrektorka Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD RP w NASK. – Przykładami przedsięwzięć realizowanych w tym modelu są wdrożenia w Warszawie, Krakowie, Białymstoku i Siedlcach. Ich skala pokazuje, że cyfryzacja może być prowadzona w sposób skoordynowany w całej strukturze samorządowej.
Największą instytucją korzystającą obecnie z EZD RP jest Urząd Miasta Stołecznego Warszawy z liczbą użytkowników przekraczającą 9 tys.
Spotkania informacyjne i możliwość rozpoczęcia współpracy
NASK organizuje bezpłatne spotkania informacyjne online dla instytucji zainteresowanych wdrożeniem EZD RP. Podczas spotkań przedstawiane są dostępne modele współpracy, wymagania organizacyjne i techniczne, zasady przygotowania jednostki do wdrożenia oraz możliwości wykorzystania usługi chmurowej SaaS EZD RP.
– Szczególnie zachęcamy samorządy do zapoznania się z modelem kaskadowym, który umożliwia planowanie wdrożenia wspólnie z jednostkami organizacyjnymi – mówiła Magdalena Sawicka.