W pierwszym kwartale br. o 21 nowych jednostek poszerza się grono podmiotów, które sprawdzą, jak w praktyce działa tworzony przez NASK PIB i Wojewodę Podlaskiego system do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Dostęp do prototypu uzyskały urzędy wojewódzkie oraz urzędy marszałkowskie.
– Projekt EZD RP wchodzi w decydującą fazę realizacji, dlatego zależy nam na tym aby jak największa liczba osób sprawdzała prototyp i zgłaszała uwagi – mówiła Magdalena Sawicka, zastępca dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku podczas spotkania inicjującego włączenie urzędów marszałkowskich do grupy instytucji testujących system.
Spotkanie odbyło się w formule online 8 lutego i było następstwem wcześniejszego spotkania dyrektora Mariusza Madejczyka z Konwentem Marszałków. To ważna grupa podmiotów, ponieważ urzędy marszałkowskie są w wielu wypadkach liderami przemian w samorządach.
– Zachęcamy zainteresowane podmioty żeby już teraz planowały tworzenie Lokalnych Centrów Kompetencji, które będą wspierały wdrożenia EZD RP w powiatach i gminach od 2022 r. – podkreślał dyrektor Madejczyk.
Wśród dziesięciu urzędów marszałkowskich, które uzyskały dostęp do instancji testowej EZD RP, znalazły się województwa: dolnośląskie, kujawsko-pomorskie, lubuskie, łódzkie, małopolskie, opolskie, podlaskie, śląskie, warmińsko-mazurskie oraz zachodniopomorskie. Wymienione instytucje są zróżnicowane pod względem zastosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją. Blisko połowa z nich dokumentuje sprawy tradycyjnie bez wspomagania systemu komputerowego. Dwa urzędy korzystają z oprogramowania firm komercyjnych, a trzy stosują system Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego.
Pod koniec stycznia na zaproszenie Wojewody Podlaskiego (partnera projektu EZD RP) do grona instytucji testujących prototyp dołączyło także jedenaście urzędów wojewódzkich, korzystających aktualnie z systemu autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego EZD PUW. Spotkanie inicjujące miało miejsce 29 stycznia także w formule online.
– Cieszymy się, że nasi wieloletni Partnerzy będą mogli ocenić projekt i podpowiedzieć, co jeszcze warto poprawić, by praca w nowym systemie była efektywniejsza – mówiła Magdalena Sawicka, podkreślając jednocześnie doświadczenia urzędów wojewódzkich w stosowaniu systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Do tej pory system w działaniu sprawdzały jedynie jednostki biorące udział w pilotażu, przedstawiciele Rady Użytkowników oraz Obserwatorzy. – Różny poziom zaawansowania tych jednostek pozwoli jeszcze lepiej przetestować prototyp i wzbogacić EZD RP o funkcje potrzebne samorządom – podkreśla Sławomir Zych, kierownik projektu. Dzięki zaangażowaniu urzędów wojewódzkich i urzędów marszałkowskich możliwe będzie m.in. sprawdzenie opcji udostępniania dokumentacji pomiędzy podmiotami oraz realizowanie złożonych procesów administracyjnych za pomocą EZD RP.
Lista samorządów wojewódzkich testujących prototyp EZD RP:
- Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego
- Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego
- Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego
- Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego
- Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
- Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego
- Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
- Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
- Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego
- Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego
Koordynatorem testów urzędów marszałkowskiej została Magdalena Kierońska-Ignaciuk z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego.
Lista urzędów wojewódzkich testujących prototyp EZD RP:
- Dolnośląski Urząd Wojewódzki we Wrocławiu
- Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie
- Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi
- Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie
- Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie
- Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu
- Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach
- Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach
- Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie
- Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu
- Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie
Koordynatorem testów urzędów wojewódzkich została Agnieszka Reizer z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego.