Suma kar finansowych za naruszenia przepisów RODO w krajach UE przekroczyła w marcu 2025 r. wartość 5,65 mld euro – wynika z danych zebranych w raporcie „GDPR Enforcement Tracker 2025”. Najwyższe średnie kary, sięgające około 3,8 mln euro, dotyczyły niezgodności z ogólnymi zasadami przetwarzania danych. Wnioski są jednoznaczne – ignorowanie przepisów jest dla firm nieopłacalne. Tymczasem trudno mówić o odpornym systemie bezpieczeństwa IT, jeśli nie uwzględnia on mechanizmów bezpiecznego i zgodnego z regulacjami transferu plików przez publiczną sieć.
Obecnie w rozmowach dotyczących cyfrowej transformacji dominują tematy związane z AI, mechanizmami Zero Trust czy szkoleniami pracowników. Tymczasem badania pokazują, że jedną z głównych luk w strategiach mających zapewniać zgodność z przepisami o ochronie danych jest brak bezpiecznego systemu do przesyłania plików. Chociaż stosowane przez firmy praktyki wzmacniania poziomu ochrony ograniczają ryzyko naruszeń kont użytkowników czy aplikacji, tak kwestie legalnych i bezpiecznych narzędzi do przesyłania danych są często pomijane. Mając na uwadze rosnące znaczenie ochrony informacji na świecie, brak odpowiednich procedur w tym zakresie może prowadzić do poważnych konsekwencji. Dotyczy to zwłaszcza branż podlegających ścisłemu nadzorowi regulacyjnemu, takich jak ochrona zdrowia czy usługi finansowe.
Dlaczego nadal występują luki w bezpiecznym przesyłaniu danych?
Przepisy dotyczące ochrony i prywatności danych nie są już wyłącznie zaleceniami – to zobowiązania prawne. Dla przykładu, wymogi zawarte w takich regulacjach jak RODO (przetwarzanie danych osobowych w UE) czy PCI-DSS (standardy bezpieczeństwa danych posiadaczy kart płatniczych) określają konkretne wymagania wobec firm i podmiotów przetwarzających dane osobowe, w zależności od branży. Korzystanie z przestarzałych metod transferu plików, takich jak FTP (File Transfer Protocol), może oznaczać naruszenie tych przepisów. Skutki takiego działania mogą być poważne: od wysokich kar finansowych, przez sankcje prawne, aż po znaczne szkody wizerunkowe.
– Brak szyfrowania, kontroli dostępu do danych czy stosowanie procesów ręcznego przesyłania plików – to tylko niektóre praktyki niezgodne ze współczesnymi standardami ochrony informacji. Co więcej, brak centralnego nadzoru nad obiegiem danych tworzy tzw. ślepe punkty, miejsca szczególnie podatne na naruszenia bezpieczeństwa. Niezależnie od tego, czy działania te są wynikiem przyzwyczajenia, niewiedzy czy ograniczeń wynikających z działania starszych systemów – żadna z tych przyczyn nie usprawiedliwia trwania przy nieaktualnych i ryzykowanych rozwiązaniach – mówi Eve Turzillo, Principal Developer Advocate w firmie Progress Software.
Odporna kultura bezpieczeństwa w każdej firmie
Najskuteczniejszym sposobem na ograniczenie ryzyka związanego z przesyłaniem plików jest wdrożenie profesjonalnego systemu umożliwiającego zarządzanie tym procesem. Narzędzia z kategorii Managed File Transfer (MFT) centralizują wszystkie procesy związane z transferem plików w firmie, jednocześnie zapewniając ich przejrzystość i kontrolę nad nimi. Nowoczesne platformy MFT oferują m.in. szyfrowanie na całej ścieżce transmisji, zarządzanie uprawnieniami dostępu do plików czy możliwość prowadzenia audytów. Ułatwiają także implementację mechanizmów wymiany danych w zgodzie z przepisami – zarówno wewnątrz firmy, jak i z pracownikami zewnętrznych podmiotów.
– Właściwie dobrane narzędzie MFT zapewnia, że każdy transfer danych jest rejestrowany, monitorowany i możliwy do weryfikacji. Stanowi ono nie tylko wsparcie techniczne dla firmy, ale także istotny element zachowania zgodności z przepisami o bezpieczeństwie informacji – wskazuje Eve Turzillo.
Nawet najlepiej zaprojektowana strategia ochrony danych zawiedzie, jeśli nie towarzyszy jej odpowiednie przeszkolenie pracowników, eliminowanie ręcznych procesów oraz wdrażanie jasnych zasad zarządzania przesyłaniem informacji. Prawdziwa cyberodporność wymaga od firm więcej niż tylko dobrej woli – niezbędna jest też kultura ciągłego doskonalenia i monitorowania działań organizacyjnych, dzięki której potencjalne zagrożenia są identyfikowane i usuwane, zanim doprowadzą do poważnych incydentów.
W obliczu rosnących wymagań regulacyjnych dotyczących ochrony danych warto przeanalizować politykę przesyłania informacji we własnej firmie. Niewidoczne luki w zabezpieczeniach mogą prowadzić do poważnych naruszeń, których konsekwencje bywają trudne do odwrócenia. Mechanizmy skutecznej ochrony danych wymagają ciągłego rozwoju i wdrażania rozwiązań, które nie pozostawiają miejsca na przypadek.