Rozpoczęcie współpracy z firmą z zagranicy to często szansa na szerszą ekspansję. Decydują się na to nie tylko wielkie korporacje. Mikro- i małe firmy stanowią aż 43 proc. przedsiębiorstw prowadzących działalność poza Polską – podaje GUS. Na początku wielu przedsiębiorców staje przed tym samym problemem: jak należy podpisać umowę, która będzie wiążąca dla obu stron? Coraz więcej firm korzysta z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, aby przyspieszyć rozpoczęcie współpracy, w tym z partnerami zagranicznymi.
– Zauważamy rosnące zainteresowanie podpisywaniem dokumentów podpisem kwalifikowanym przez polskie firmy. W tym roku z takiej możliwości, dzięki EuroCert, skorzystało 30 proc. więcej firm niż w zeszłym roku – mówi Łukasz Konikiewicz, CEO EuroCert, jednej z pięciu firm w Polsce posiadających status kwalifikowanego dostawcy usług zaufania.
Podpisywanie umów podpisem elektronicznym jest również popularne wśród użytkowników indywidualnych. W 2021 roku z takiej możliwości skorzystało 19 proc. Polaków – o dwa punkty procentowe więcej niż przed rokiem – wynika z raportu Blue Media “Finanse Polaków w czasach pandemii”.
Liczy się czas
W przeszłości, decydując się na współpracę zagraniczną, firma musiała liczyć się z długim procesem podpisywania umów, niejednokrotnie związanym z wysyłką dokumentów pocztą. Wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego pozwala ograniczyć zarówno czas potrzebny do podpisania umowy, jak i związane z tym koszty. Według raportu Trusted Economy, w Polsce w 2020 roku aktywnych było ok. 600 tys. kwalifikowanych certyfikatów elektronicznych, które umożliwiają złożenie podpisu kwalifikowanego.
– Kwalifikowany podpis elektroniczny jest akceptowany przez wszystkie kraje Unii Europejskiej. Dlatego też taki e-podpis udostępniony przez polskiego dostawcę będzie akceptowany na terenie UE, a podpis kwalifikowany wydany w kraju naszego kontrahenta będzie wiążący również na terenie Polski – mówi Łukasz Konikiewicz z EuroCert.
Nowe możliwości
Wysyłka dokumentów kurierem za granicę to duże koszty. Można je zniwelować korzystając z rozwiązań do zdalnego podpisywania dokumentów podpisem kwalifikowanym. Co jednak zrobić w sytuacji, gdy my posiadamy podpis kwalifikowany, którym możemy podpisać umowę, ale nie mają go nasi kontrahenci?
– W takiej sytuacji skorzystać można z platformy umożliwiającej wielostronne podpisywanie umów podpisem kwalifikowanym z innymi osobami – SIGNIUS Professional. Pozwala ona podpisywać dokumenty także z osobami, które podpisu kwalifikowanego jeszcze nie posiadają. Certyfikat kwalifikowany wydawany jest bowiem wszystkim podpisującym zdalnie i natychmiast – w jednym krótkim procesie wideoweryfikacji.– mówi Jack Piekarski, VP Sales SIGNIUS, twórca platformy umożliwiającej zdalne podpisywanie dokumentów.
Platforma skraca czas potrzebny do podpisania umowy przez wszystkie strony z wielu dni do kilkudziesięciu minut. – Dobrze wiemy jak ważny w biznesie jest czas. Na naszej platformie podpis kwalifikowany można uzyskać w pełni zdalnie i natychmiast, bez konieczności przełączania się między aplikacjami czy portalami. Nie jest konieczne posiadanie kart lub czytników. To idealne rozwiązanie we współpracy międzynarodowej – dodaje Jack Piekarski z SIGNIUS.
Kwestie prawne, czyli Profil Zaufany nie wystarczy
Kwalifikowany e-podpis jest zgodny z eIDAS, zatem jest wiążący na terenie całej UE. Co więcej, tylko ta forma podpisu ma moc prawną równoważną podpisowi odręcznemu. Właściciel czy menedżer podpisujący umowę nie może zatem skorzystać z Profilu Zaufanego, ponieważ służy on jedynie do realizacji spraw urzędowych w Polsce. Również elektroniczny podpis zaawansowany nie będzie wystarczający w ramach współpracy międzynarodowej.
Co ważne, dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym można w sposób nieograniczony przesyłać między urzędami i współpracującymi podmiotami. W żadnym z tych przypadków nie jest konieczne papierowe poświadczenie kopii.