Każda organizacja gromadzi dziś dane i przetwarza je w określony sposób. Samo zbieranie danych nie jest jednak równoznaczne z prowadzeniem biznesu w oparciu o dane. Co dla współczesnej organizacji znaczy bycie „data-driven”? O tym rozmawiali uczestnicy dyskusji panelowej, zorganizowanej w trakcie niedawnego Microsoft Envision Forum 2021. Eksperci wymieniali się również doświadczeniami i dobrymi praktykami w zakresie wsparcia strategii „data-driven”.
Powiedzieć, że potencjał danych – oraz informacji, które można uzyskać na podstawie ich analizy – jest ogromny, to nic nie powiedzieć. Dane są strategicznym zasobem każdej nowoczesnej organizacji (lub aspirującej do tego miana), wpływającym na ofertę produktów czy usług, modele operacyjne i relacje z klientami. Pytanie – ile danych warto gromadzić i jak potem odpowiednio je wykorzystywać?
Wśród uczestników dyskusji na Microsoft Envision Forum 2021 zarysowały się dwa podejścia do tej kwestii. W jednym modelu dane domyślnie gromadzone są w ograniczonym zakresie – są to na przykład surowe dane z firmowych systemów informatycznych; na dodatkowe dane zapotrzebowanie bezpośrednio zgłasza dział biznesowy.
W drugim modelu firma stara się wyprzedzić zapotrzebowanie biznesu. Uzasadnieniem tego podejścia bywa, jak tłumaczył Grzegorz Szałachwij, kierownik Zespołu Analiz Data Mining w Polkomtelu, trudność wyartykułowania przez biznes bardzo konkretnych potrzeb w zakresie danych przed ich wstępną analizą statystyczną. Lepiej zawczasu zbudować repozytorium danych na potrzeby analiz statystycznych, aby można było wspierać kreowanie szczegółowych pomysłów biznesowych.
– Fazę gromadzenia wszystkiego ma za sobą ALDI – mówił Jerzy Gębosz, szef działu IT firmy. – Obecnie działamy w modelu, gdzie nie ma podziału między IT i zespołami Business Intelligence. Wszystko zostało połączone w grupę zajmującą się zaawansowanymi technologiami. Z działu będącego dostawcą usług przechodzimy w rolę partnera biznesowego dla poszczególnych działów”. Relacja ta w praktyce wygląda tak, że pracownicy z połączonych obszarów IT i BI blisko współpracują na przykład z działem zakupów, zasilając go w niezbędne dane, ustalone w drodze analizy bieżących potrzeb – dodał.
Kultura danych
Zmiana podejścia do danych może niekiedy wymagać zmiany kulturowej w organizacji (bez takiej świadomości trudno budować strategię rozwoju na podstawie danych; duża w tym rola kadry zarządzającej, by taką zmianę inspirować). Zrozumienie, że cały współczesny świat jest oparty na danych, jest wręcz kluczowa dla powodzenia strategii „data-driven”. Taką kulturę można wykreować w sposób sformalizowany – tworząc odpowiednie role w strukturze organizacji, na przykład Chief Data Officer, o odpowiednim umocowaniu.
Biznes musi być mentalnie gotowy do podejmowania decyzji i szukania nowych źródeł przychodu w oparciu o dane: posiadanych zarówno przez siebie, jak i przez całą organizację. Skąd jednak biznes ma wiedzieć, do jakich danych ma już dostęp a czego jeszcze może potrzebować?
– W ING Tech Poland inicjatywy z reguły wychodzą z obszaru innowacji – mówi Dominik Sowa, dyrektor Obszaru Architektury Korporacyjnej. Mamy jednostkę powołaną w celu analizy dostępnych danych i identyfikacji obszarów, gdzie danych brakuje. Jednostka proponuje, w jaki sposób tych danych można użyć. Działa w ramach biznesu, nie IT – to najkrótsza ścieżka dotarcia do osób decyzyjnych biznesowo, by mogły wesprzeć daną inicjatywę – dodaje.
Dział, którym w Polkomtelu zarządza Grzegorz Szałachwij, też nie jest częścią IT, ale funkcjonuje bezpośrednio w pionie zarządu. – Na równi wspieramy wszystkich interesariuszy, na przykład marketing czy finanse. Mamy wydzielony zespół ds. uczenia maszynowego, również odpowiedzialny za kreowanie pomysłów biznesowych w swoim obszarze. Pozostała struktura działu też jest nastawiona na kreowanie pomysłó – tłumaczy.
Skuteczna strategia
Wsparcia w realizacji strategii „data-driven” należy oczekiwać ze strony IT, które powinno udostępniać katalog danych, kto czym dysponuje w obrębie organizacji oraz co jest dostępne na rynku. Jak jednak wskazał Witold Krzysztoforski, dyrektor IT w Tauronie, nie rozwiązuje to kwestii, w jaki sposób potrzeby biznesowe powinny być kreowane. „Jestem sceptyczny wobec zaszczepiania takich potrzeb przez kogoś z zewnątrz. Jeżeli w biznesie nie pojawi się właściciel przedsięwzięcia – business owner – taki sztucznie wykreowany proces może być spychany za bieżące potrzeby i działania. Nawet jeżeli w samym IT nie ma sponsora podchodzącego biznesowo do danego zadania, ryzyko jego niepowodzenia jest duże.”
Dane zbierane w organizacji pochodzą z różnych źródeł (klienci, pracownicy, operacje, produkty, itp.) Jak mówił Mateusz Stefański, Change Manager w Microsofcie, ważne by trafiały one do jednego miejsca, pozwalającego korzystać z nich całościowo. Platforma wspólna dla wszystkich jednostek biznesowych zapewnia przestrzeń niezbędną do podniesienia danych do poziomu używalności przez całą organizację.
Podejścia „data-driven” nie da się też realizować bez dbałości o jakość danych – Mateusz Stefański przypomina, że jednym z najbardziej poszukiwanych dziś zawodów jest inżynier danych; osoba, która przygotowuje, filtruje i klasyfikuje dane oraz zarządza nimi.