Mówiąc o dystansie w kontekście organizacji można wyróżnić jego trzy rodzaje. Po pierwsze, dystans fizyczny rozumiany jako realna przestrzeń dzieląca członków zespołu. Po drugie, ten operacyjny, wytwarzany poprzez liczbę osób, ich kompetencje oraz posiadane obowiązki poza miejscem pracy. Trzecim z nich jest dystans przynależności – który jest zwykle efektem przypadkowych różnic kulturowych i relacji utworzonych przed dołączeniem do danego zespołu.
Choć wyżej wymienione obszary z pewnością przyczyniają się do spadku efektywności pracy poszczególnych teamów, nie są one jego głównym powodem.
Sytuacje, w których między pracownikami wytwarza się wysoki poziom dystansu na podłożu wirtualnym, mogą rodzić trudności w realizacji ich strategii działania i osiągania zakładanych celów. Ma on dwukrotnie większe znaczenie niż ten fizyczny, szczególnie w przypadku międzynarodowych korporacji. To poprawna komunikacja w świecie nierzeczywistym najlepiej wpływa na wydajność pracy, chęć nauki, tempo rozwoju, pomysłowość i korelacyjne zaufanie. Zaawansowany postęp w rozwoju narzędzi do współpracy powinien pomagać w zmniejszaniu wirtualnego dystansu i tym samym poprawiać efektywność pracy wykonywanej nie tylko w biurze, ale również zdalnie.
Kiedy dystans wirtualny jest wysoki, wtedy w zespołach znacznie spada innowacyjność, zaufanie, zaangażowanie, chęć uczenia się, precyzja i wydajność.
Skoncentrowanie się na obszarze operacyjnym i budowania więzi ma kluczowe znaczenie dla zespołów szczególnie, kiedy są one rozproszone i międzynarodowe. Technologia może pomóc w zmniejszeniu wirtualnego dystansu zarówno w sferze operacyjnej jak i ułatwić budowanie relacji w zespole. Żeby jednak zacząć pracę nad zminimalizowaniem dystansu, trzeba oszacować jego poziom. Osoby zarządzające pracą takiego zespołu powinny zadać sobie na początku kilka pytań – czy członkowie mojego zespołu pracują z różnych lokalizacji, stref czasowych? Czy pochodzą z różnych części organizacji? Ważne jest na ile wzajemnie się znają, aktywnie współpracują, udzielają się na spotkaniach, rozumieją nawzajem. Kiedy ludzie mają czas na rozmowę, dobrze się znają, mają wspólnych znajomych i relacje – dystans znika, a w zamian pojawia się efektywne działanie na rzecz wspólnego celu.
Ważne, by firmowa sfera operacyjna umożliwiała członkom zespołów korzystanie z narzędzi wspomagających porozumiewanie się (komunikatorów, chatów czy programów audio-wideo np. Skype), które znacząco wpływają na szybkość budowania relacji międzyludzkich. Jednocześnie, niewystarczająca wydaje się komunikacja za pomocą maili, które jedynie pogłębiają beznamiętną formę kontaktu. Warto więc poświęcać więcej uwagi bardziej „personalnym” technologiom. Myślę, że w wielu wypadkach sam fakt wysłania maila daje nam złudzenie załatwienia sprawy, a tymczasem może okazać się, że dużo szybciej osiągnęlibyśmy cel, gdybyśmy połączyli się z kolegą z zespołu przez komunikator i otrzymali natychmiastową odpowiedź na zadane pytanie. Okazuje się, że redukcja maili przynosi wzrost efektywności. Lepiej jest więc zorganizować telekonferencję i zobaczyć się z osobami, z którym współpracujemy choćby na 30 minut, zamiast wysyłać do siebie maile. W dobie tak zaawansowanych rozwiązań technologicznych, gdzie wszystkie narzędzia służące komunikacji są zintegrowane, możemy śmiało przełączać się między kanałami komunikacji używając zarówno komunikatora, połączeń telefonicznych, wspólnej tablicy ogłoszeń czy obszaru współpracy na plikach w jednym miejscu, możemy dużo zmienić w sposobie w jaki ze sobą współpracujemy. Postawić na działanie, które będzie w większym stopniu uwzględniało budowanie więzi.
Na zmniejszanie dystansu wirtualnego główny wpływ mają jednak ludzie i często nawet drobne kroki, które potrafią zmienić bardzo wiele. Wielokrotnie zauważam, jak podczas spotkań gromadzących czasem nawet i kilkanaście osób, większość z nich ma otwarte laptopy i uczestnicząc w spotkaniu jednocześnie załatwia inne sprawy. Myślę, że zamknięcie komputerów znacznie wpłynęłoby i na skrócenie spotkania i na wzrost jego efektywności, ale także na budowę relacji. Kiedy organizujemy telekonferencję, warto włączyć funkcję wideo, ponieważ kiedy się widzimy, spotkanie ma charakter bardziej personalny, niż kiedy mówimy jedynie do ekranu komputera. W wielu biurach na świecie widać już zmiany, które pokazują, jak ważna staje się efektywna współpraca zespołów. Powstają przestrzenie mające służyć kooperacji i wymianie doświadczeń i spostrzeżeń pomiędzy różnorodnymi zespołami. Zanika podział silosowy, powstają zespoły interdyscyplinarne, w których pracują nad projektami osoby na co dzień zajmujące się różnymi pracami w często odległych od siebie fizycznie i organizacyjnie działach firmy.
Dbanie o eliminowanie wirtualnego dystansu wspomaga walkę z dystansem fizycznym. Praca w indywidualnie wybranych miejscach staje się efektywniejsza, jeśli dołączymy do niej wirtualną formę komunikacji i zaczniemy działać wspólnie. Dzięki temu formuje się zbiór niezależnych jednostek, które w pewnym momencie łączą się w spójną, odpowiedzialną całość. Takie powiązania tworzą podstawę do osiągania dynamicznych innowacji, w czasie krótszym niż wymaga tego kontakt rzeczywisty w tradycyjnych zespołach.
W dzisiejszych czasach przedsiębiorstwa pomijające możliwości komunikacyjne w nierzeczywistym świecie utrudniają pracownikom sprawność działania i przyczyniają się do powiększania dystansu wirtualnego, którego brak jest obecnie niemal kluczowy dla poprawnego funkcjonowania firmy. Powstanie zespołów interdyscyplinarnych, w których budowanie więzi jest jednym z priorytetów, pozytywnie wróży kooperacji między różnorodnymi zespołami i tym samym, prowadzi do sukcesu.