Ponad 300 licencji pakietu Office 365 trafi do pracowników Głównego Urzędu Miar. Narzędzie Microsoft ma pomóc w budowie i usprawnieniu wewnętrznej komunikacji wśród urzędników. Celem wdrożenia ma być efektywne i szybkie realizowanie zadań Urzędu.
Dokumenty w formie elektronicznej od dawna nie są czymś wyjątkowym. W obecnej rzeczywistości to absolutna norma – zarówno w wymiarze poprawy jakości pracy, jak i generowania oszczędności czy działań proekologicznych.
W Głównym Urzędzie Miar, gdzie czas liczy się podwójnie, kluczowe jest efektywne i dynamiczne procesowanie spraw. By sprostać temu zadaniu konieczna jest współpraca zespołu urzędników, którzy teraz dzięki wdrożonemu Office 365 mogą pracować wydajniej, a przede wszystkim szybciej.
– Wdrożenie w naszej instytucji efektywnego i wspierającego zadania GUM narzędzia informatycznego było ambitnym wyzwaniem, które jednak znakomicie wpisało się w nasze strategiczne zamierzenia – podsumowuje Paweł Oracz, dyrektor Biura Dyrektora Generalnego Głównego Urzędu Miar, który odpowiadał ze strony urzędu za wdrożenie – Z takim narzędziem łatwiej zrealizować projekty, które wymagają dobrej koordynacji i szybkiej wymiany informacji, zarówno w strukturze wewnętrznej urzędu, jak i rozproszonej, podczas współpracy z partnerami naszego urzędu – dodaje.
Decyzję o wdrożeniu Office 365 GUM podjął w efekcie przygotowania strategii działań Urzędu na lata 2018-2020. Do tej pory pracownikom administracji brakowało wydajnej infrastruktury pocztowej, która wprowadzałaby spójne środowisko współpracy. Nie było również skutecznych mechanizmów służących zespołowej komunikacji urzędników. A to właśnie ona, w bezpośredni sposób przekłada się na realizację projektów.
– Usługa Office 365 pozwala stworzyć w organizacji ujednolicone środowisko współpracy, przy jednoczesnym zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa – zarówno w kontekście korespondencji, jak i przechowywania informacji – mówi Barbara Michalska, odpowiedzialna za grupę produktów Office w Microsoft. – Jednocześnie technologia współpracy w chmurze pozwala na lepszy przepływ informacji i transfer wiedzy w firmie – pozwala stworzyć ekosystem dzielenia się informacjami i utrzymania odpowiedniego poziomu kontaktu pomiędzy pracownikami – dodaje Barbara Michalska.
OneDrive i SharePoint Online – praca we współpracy
Ponad 300 pracowników Głównego Urzędu Miar, którzy wykorzystują Office 365 w codziennej pracy, od teraz może współpracować w ramach jednego dokumentu: zdobywać podpisy, sumować dane, zbierać informacje i w pełni kontrolować dotychczasowe ustalenia. Wszystko możliwe jest online, z dowolnego miejsca w biurze i poza nim. W korzystaniu z Office 365 rolę odgrywają także elementy szkoleniowe. W tym celu urzędnicy Głównego Urzędu Miar wykorzystują narzędzie OneDrive oraz SharePoint.
Za wdrożenie usługi Office 365 w Głównym Urzędzie Miar odpowiada firma SANSEC Poland S.A. Dzięki kompetencjom i doświadczeniu zespołu, cały projekt przygotowania środowiska i migracji skrzynek pocztowych trwał zaledwie dwa miesiące. W ramach wdrożenia prowadzone są szkolenia i warsztaty. Świadczona jest pierwsza i druga linia wsparcia, co pozwala na sprawne i skuteczne rozwiązywanie wszelkiego rodzaju zgłoszeń użytkowników. Przekłada się to na zapewnienie maksymalnej dostępności, niezawodności oraz wydajności systemu.