GSMService.pl
  • nowości
  • artykuły
  • gry
Szukaj
Szukaj
Szukaj
Tu jesteś: GSMService.pl » Aktualności

Nowoczesne urzędy dzięki Office 365

Dodał: Monika Kowalczewska - opublikowano: 2013-11-28 17:35 - czytano: 652 razy - dodaj komentarz
Nowoczesne urzędy dzięki Office 365Elektroniczny obieg dokumentów, lepsza komunikacja z mieszkańcami i konferencje online – to tylko niektóre z funkcji Office 365, z których mogą korzystać urzędy administracji publicznej. Od września dostęp do usługi ma szerszy zasięg i jest o wiele prostszy dzięki licencjonowaniu grupowemu. Z rozwiązań Microsoft już teraz korzystają m.in. Urząd Miasta Częstochowy oraz Małopolski Urząd Wojewódzki. Instytucje administracji publicznej coraz częściej poszukują sposobów na
REKLAMA
oszczędność czasu, zmniejszenie kosztów oraz na skuteczne i szybkie załatwianie spraw mieszkańców. Odpowiedzią na to może być Office 365. Jest to chmurowa usługa Microsoft, która na zasadzie subskrypcji zapewnia – w dowolnym czasie i z dowolnego urządzenia – dostęp do wybranych aplikacji, oferujących urzędom nowoczesne możliwości i rozwiązania do komunikacji.

Od 1 września 2013 roku instytucje administracji publicznej, posiadające 5 komputerów i więcej, mogą nabyć Office 365 w licencjonowaniu grupowym w programie Open License. Oferta ta jest dużym udogodnieniem szczególnie dla niewielkich placówek.

Wraz z Office 365 w licencjonowaniu grupowym urzędy otrzymują:
  • Office ProPlus – oprogramowanie do pracy biurowej, w zakres którego wchodzą znane aplikacje, takie jak Word, Excel, PowerPoint, OneNote i wiele innych.
  • Exchange Online – poczta e-mail, kalendarz i kontakty w chmurze, z zawsze aktualną ochroną przed złośliwym oprogramowaniem.
  • SharePoint Online – usługa umożliwiająca tworzenie witryn do udostępniania dokumentów i informacji współpracownikom, kontrahentom, mieszkańcom oraz innym jednostkom administracji publicznej.
  • Lync Online – komunikator do wymiany wiadomości błyskawicznych oraz organizacji spotkań online i wideokonferencji w jakości HD, w czasie których użytkownicy mogą współdzielić dokumenty i udostępniać pulpity innym uczestnikom spotkania.
Korzystanie z usługi Office 365 nie wymaga wdrożenia ani zakupu dodatkowych urządzeń, przekłada się natomiast na ważne dla płynności pracy urzędów obszary: elektroniczny obieg dokumentów, masową komunikację z mieszkańcami i konferencje online w placówkach.

Elektroniczny obieg dokumentów – SharePoint Online
Urzędy i jednostki administracji publicznej borykają się z problemami związanymi z obiegiem dokumentów, który często funkcjonuje jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej. Ważnym elementem pracy placówek jest także potrzeba zebrania dużej liczby podpisów na jednym dokumencie. Aspekty te wiążą się z potrzebą efektywnego zarządzania czasem, kosztami infrastruktury oraz zarządzania ryzykiem – np. archiwizacją dokumentów.

Dzięki usłudze SharePoint instytucje mogą tworzyć w chmurze wspólną bazę bibliotek dokumentów, formularzy, raportów oraz analiz. Pozwala to na uporządkowanie i przyspieszenie przepływu dokumentów i informacji. Ponadto nad tym samym plikiem może pracować wiele osób jednocześnie – będą one miały dostęp do wprowadzanych zmian w czasie rzeczywistym. Usługa Microsoft umożliwia także publikowanie informacji z dowolnej aplikacji Office i udostępnianie ich pracownikom urzędu lub użytkownikom z zewnątrz (np. mieszkańcom), nawet przy użyciu telefonu komórkowego lub tabletu.

- Dzięki zastosowaniu platformy, której głównym elementem jest Microsoft SharePoint, uzyskaliśmy stały i szybki dostęp do informacji finansowych. To sprawia, że pracujemy znacznie efektywniej – przyznaje Tomasz Salachna, Kierownik Centrum Normalizacji Danych, Urzędu Miasta Częstochowy.

Oprogramowanie Microsoft pozwala także na kontrolowanie, czy wszystkie zaangażowane w daną sprawę osoby złożyły podpis cyfrowy na odpowiednim dokumencie. Istnieje ponadto możliwość włączenia alertu w postaci wiadomości e-mail, informującej o potrzebie złożenia podpisu. W zależności od potrzeb podpisy mogą być składane w przydzielonej kolejności lub przez wszystkie osoby jednocześnie.

Masowa komunikacja z mieszkańcami – Exchange
Usługa Exchange gwarantuje urzędom sprawny kontakt z mieszkańcami m.in. dzięki zautomatyzowanej korespondencji seryjnej. Pozwala to na stały kontakt w sytuacjach codziennych (przerwa w dostawie mediów, remonty dróg, itd.) i wyjątkowych (nagłe zagrożenie), umożliwia również spełnienie wymogów prawnych dotyczących informowania mieszkańców gmin.

Ponadto usługa Exchange pozwala na bezpieczne przechowywanie wszystkich ważnych danych w jednym miejscu. Archiwum lokalne oraz skrzynki pocztowe o pojemności 25 GB umożliwiają użytkownikom przechowywanie wiadomości e-mail w głównej skrzynce pocztowej lub archiwizowanie ich. Dodatkowo użytkownicy mogą połączyć wszystkie swoje kontakty z różnych sieci w jedną listę kontaktów – usługa wyszuka te same osoby w różnych sieciach i skonsoliduje ich dane na wspólnych kartach kontaktu, co pozwali uniknąć niepotrzebnego powielania informacji. Exchange wspiera również pracę projektową pracowników urzędu, m.in. dzięki współdzieleniu kalendarzy oraz opcji zarządzania kalendarzami personelu.

- Od kilku lat wykorzystujemy system pracy grupowej Exchange 2000 i jesteśmy z niego zadowoleni. Dzięki niemu oraz dzięki programowi Microsoft Outlook udało nam się uczynić pocztę elektroniczną podstawowym medium komunikacji w Urzędzie. Intensywnie wykorzystywana jest usługa Outlook Web Access – jeśli trzeba, nasi urzędnicy potrafią pracować także z domu! Łukasz Łakomski, Zastępca Dyrektora ds. informatyki w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim.

Konferencje online w urzędzie – Lync
Usługa Lync to przede wszystkim usprawnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej dla urzędów. Narzędzie Microsoft gwarantuje bezpieczną komunikację w dowolnym momencie z dowolnego miejsca i urządzenia połączonego z Internetem. Dzięki temu wszyscy użytkownicy mają możliwość szybkiego i skutecznego porozumiewania się przy użyciu różnych form komunikacji – np. wiadomości błyskawicznych, połączeń wideo i spotkań online. Narzędzie umożliwia nawiązywanie połączeń audio i wideo, w tym szkoleń i konferencji, z innymi użytkownikami programów Lync i Skype – ze współpracownikami, jednostkami nadrzędnymi, mieszkańcami oraz z innymi jednostkami na poziomie lokalnym.

Usługa Lync to także sprawna obsługa głuchoniemych klientów urzędu, pomocna przy spełnianiu wymogów obsługi głuchoniemych zgodnie z Ustawą z dnia 19 sierpnia 2011 r. o języku migowym i innych środkach komunikacji. Dzięki rozwiązaniu Microsoft możliwa jest organizacja trzystronnego połączenia wideo w jakości HD, w którym będą uczestniczyli: pracownik urzędu, głuchoniemy oraz tłumacz języka migowego pracujący zdalnie z dowolnego miejsca.
Źródło: Microsoft
  • Dodaj do Google Bookmarks
  • Dodaj na Śledzika
  • Dodaj na Twitter
  • Dodaj do Wykop
  • Dodaj do Facebook
Aktualna ocena: 0.00
Dodaj komentarz:
dodaj komentarz
x
Trwa logowanie użytkownika...
login:
hasło:
zaloguj
Trwa logowanie użytkownika...
login:
hasło:
zaloguj
Usuwanie Simlocka
Wszelkie znaki i nazwy firmowe zastrzeżone są przez ich wlaścicieli i zostały użyte wyłącznie w celach informacyjnych.
GSMService.pl
content: 
  • Twitter
  • Facebook
odwiedź nas na: